Anrechenbare Kosten sind Ausgaben (maßgeblich ist das Rechnungsdatum), die ab Zeitpunkt der Antragstellung getätigt werden. Leistungen, die vor dem Anerkennungsstichtag angefallen sind, werden nicht anerkannt.

Nicht anrechenbare Kosten sind insbesondere:

• Bankspesen und Kreditzinsen
• Steuern, öffentliche Abgaben und Gebühren
• Verfahrenskosten
• Finanzierungs- und Versicherungskosten
• Lizenzgebühren - außer diese sind für das Projekt maßgeblich
• Steuerberatungs-, Anwalts- und Notariatskosten - nur dann wenn diese für das Projekt explizit angefallen sind
• Leasingraten
• Telefonkosten
• Laufendes Büromaterial
• Verpflegungskosten
• Fachliteratur - außer für die Umsetzung des Projekts erforderlich
• Kosten für Investitionen, die nicht dem Stand der Technik entsprechen.

Zu Eigenmitteln zählen Bargeld oder Kredite. Zuwendungen von Gemeinden oder in Form von Sponsoring sind nur dann zu den Eigenmitteln zu zählen, wenn sie nicht direkt dem Projekt zufließen (sondern z.B. dem Verein), da sie sonst als Einnahme zu behandeln wären.

Die tatsächlich getätigten Ausgaben in Form von Geldleistungen sind durch Originalrechnungen und dazugehörige Zahlungsbelege sowie Bankkontoauszüge im Original nachzuweisen:

1. Nachweis durch Belegaufstellung der vorgelegten Original-Rechnungen in der Höhe der Gesamtkosten des Projekts mit Belegdatum, Nummer, Bezeichnung, Saldierung, Betrag und anrechenbare Kosten. Bei Vorsteuerabzugsberechtigung sind die Beträge exklusive USt. anzugeben, ansonsten inklusive USt.

2. Alle Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, insbesondere:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Bezeichnung der/des Rechnungsleger/in
• Rechnungsdatum
• Art der Leistung
• Rechnungsbetrag
• Der Auftraggeber hat auf dem Rechnungsbeleg die richtige Lieferung und Leistung zu bestätigen.

3. Eine Zuordnung der Rechnung zum Projekt und zu einem der Projektpartner muss dabei zweifelsfrei möglich sein.

4. Rechnung aus dem EU-Raum für Dienstleister: Sollte ein Dienstleister ausserhalb Österreichs, jedoch im EU-Raum beauftragt werden, so muss die Rechnung Umsatzsteuerfrei gestaltet werden. Die Rechnung muss den Zusatz "Gemäß UST-Gesetz geht die UST auf den Leistungsempfänger über, der Rechnungsbetrag ist netto" enthalten.

5. Kassabelege benötigen ebenfalls die Qualität einer normalen Rechnung, ohne eindeutigen Hinweis auf das Projekt kann die Ausgabe nicht als förderfähig anerkannt werden.

6. Auf Rechnungen, die nur zum Teil förderfähige Ausgaben enthalten, müssen die einzelnen förderfähigen Positionen eindeutig gekennzeichnet und die förderfähige Summe gebildet werden.

7. Berücksichtigung des Bundes Vergabe Gesetztes (BVG): Auslobung und Vergabeprotokoll

8. Zahlungsnachweise:

• Bei Bank- oder Postüberweisungen: Vorlage des Erlagschein- bzw. Postanweisungsabschnitts und Bankkontoauszug.
• Bei Barzahlungen ist die Barzahlungsklausel „bar erhalten am: ...." unbedingt beizufügen. Weiters sind Barzahlungen mit Datum und Unterschrift der/des Rechnungsleger/in zu bestätigen. Lt. Änderungen der Sonderrichtlinien: Übersteigt der Rechnungsbetrag € 2.500,--, muss der Zahlungsvollzug mittels Bankbeleg nachgewiesen werden. Diese Änderung wurde noch nicht offiziell bestätigt!
• Ist die Überweisung per Telebanking erfolgt, so muss auf den Telebanking-Listen der Durchführungsstempel der Bank aufscheinen und der Kontoauszug im Original beigelegt werden.
• Bei Auslandsüberweisungen sind Auftrags- und Durchführungsbestätigung des beauftragten Bankinstitutes vorzulegen.
• Nachweis der Lohnzahlung: Lohnzettel und einem Nachweis der Zahlung (Überweisungsnachweis).
• Eigenleistungsnachweis: nur bauliche Eigenleistungen sind anrechenbare Kosten: Leistungsnachweis durch Aufstellung der Vorlage von baulichen Eigenleistungen, unter Angabe von Baurichtsätzen, Arbeitslisten; Eigenes Formular für Eigenleistungen von AMA vorgegeben
• Spesenabrechnung: Reiseabrechnung (Datum, Reiseziel, Reisegrund, km bzw. Ausgabenbelege für Verkehrsmittel, Nächtigung und Seminarrechnung); Angabe zum Reisegrund (Sitzungsprotokoll, Einladung, Tagungsprogramm)
• Nachweis der Angemessenheit: als Beilage gilt eine unterzeichnete Kopie des Vergabeprotokolls (Preisvergleiche, Entscheidungsfindung etc.)

Die Abrechnungsformulare (Antrag auf Zahlung Stmk., Zahlungsantrag Beilage Belegaufstellung, Zahlungsantrag Beilage Eigenleistungsaufstellung) sind unter http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/29238939/DE/  abrufbar.

Fahrt- und Nächtigungsspesen

Zur Abrechnung von Reisekosten im Projekt ist eine Reisekostenaufstellung (z.B. Excel-Datei) erforderlich, die die folgenden Informationen enthalten muss:
Name des Mitarbeiters, Grund/Zweck der Reise, Datum, Beginn und Ende der Reise (gegebenenfalls Grenzübertrittszeit bei Reisen ins Ausland), Reiseziel, gefahrene Kilometer (zur Verrechnung des amtl. Kilometergeldes in der Höhe von derzeit € 0,42), ev. Kosten (z.B. Zugticket bei Bahnanreise).
Außerdem ist die Auszahlung der Reisekosten an die jeweilige Mitarbeiterin zu belegen (Original-Kontoauszug).

Flugkosten

• Bei Buchungen über Fluglinien oder Reisebüros sind Rechnungen, Tickets und Boarding-Karte vorzulegen.
• Bei Flugbuchungen über das Internet ist Buchungsbestätigung, Ticket und Boarding-Karte beizulegen.

Personalkosten

Jahreslohnkontoblatt je MitarbeiterIn - Ausdruck aus der Lohnbuchhaltung bzw. vom Steuerberater

 Anzahl der gesamt gearbeiteten Stunden pro MitarbeiterIn

Genaue Projektstundenlisten (mit Datum, Uhrzeit und Beschreibung der projektbezogenen Tätigkeit) inklusive Unterschrift der jeweiligen Mitarbeiterin und der Projektleitung

Honorarnoten

• Bei Abrechnungen von Honoraren ist anzugeben, für welchen Zeitraum abgerechnet wird.
• Bei Projektkostenabrechnungen sind Stundenaufstellungen zu führen.
• Die Unterschrift auf der Honorarnote ist unbedingt erforderlich.

Eingereichte Originalrechnungen werden nach Abschluss der Prüfung wieder an den Projektkoordinator zurückgegeben.